Il problema
L'informazione gestionale è da tempo gestita in azienda attraverso l'uso dei computer. Ma l'informazione gestionale non esaurisce certamente tutta l'informazione.
In azienda ad esempio, è possibile distinguere fra l'informazione societaria e quella personale. La prima è piu' rigida, "quadrettata", comunque simultanea e comune, al netto dei diversi livelli di accesso, fra tutti i dipendendenti.
L'informazione societaria è quindi necessariamente elaborata tramite un grande calcolatore gestionale e distribuita tramite reti, terminali e personal computer, sotto la supervisione dell'EDP.
L'informazione societaria comprende nella quasi totalita' dei casi l'organizzazione contabile, la fatturazione e il magazzino. Il tutto è organizzato in modo molto ripetitivo dal punto di vista della struttura delle tabelle di gestione dei dati ed è per lo piu' molto stabile nel tempo.
L'informazione personale comprende invece spezzoni instabili, di formato, quando ne hanno uno, assolutamente variabile, che capitano fra i piedi di tutti in continuazione: note, messaggi, agende, impegni, richieste, circolari e comunicati, contatti, relazioni, Post-It, biglietti da visita, memo e quant'altro si solito si reperisce svuotando a casa verso sera le tasche del soprabito e il portafogli.
L'informazione personale non è "tagliata" secondo i rigidi formati che dominano il campo dell'informazione societaria. Consiste prevalentemente di parole piuttosto che di numeri, o al limite Š costituita da una buona mistura delle due cose.
Nonostante il bisticcio di concetti, l'informazione personale e' in massima parte societaria, almeno in modo indiretto; organizzata e gestita in modo efficiente diventa infatti di valore estremo per gli individui e per l'azienda, assurgendo molto spesso ad un ruolo comparabile per importanza a quello dell'informazione tradizionale.
E' evidente quindi come, nella generale bramosia di conseguire finalmente una maggiore produttivita' nel lavoro intellettuale, prodotti che ambiscono a portare una sembianza di ordine nella naturale ragnatela dell'informazione personale, siano divenuti d'interesse strategico.
Facciamo un esempio. I personal computer costano sempre di meno, mentre l'informazione personale vale sempre di piu'. Il passo logico necessario Š quindi gestire la seconda attraverso i primi. Ma con quale tipo di programmi?
Un manager che volesse raccogliere i suoi "spezzoni" di memoria personale ed aziendale, potrebbe banalmente decidere di archiviare tutto quanto con un programma di elaborazione testi. In questo modo non sarebbe sottoposto a vincoli stringenti sulla struttura dell'informazione archiviata. Potrebbe stendere di getto note e promemoria seguendo semplicemente il filo del suo pensiero e soprattutto ritrovarle in seguito utilizzando la funzione "Trova", insieme con la parola chiave eventualmente ricordata.
Le memorie del nostro dirigente verrebbero raccolte in un calderone informale, nel quale sarebbe certamente facile trovare la singola parola "guida", ma nel quale sarebbe oltremodo complicato portare qualsivoglia ordine o ritrovare un'informazione sulla base di elementi chiave multipli: nel caso di una gestione di contatti di vendita, non si potrebbe certamente chiedere ad un programma di elaborazione testi di effettuare un ordinamento dei paragrafi per data d'immissione o di totalizzare gli importi ordinati all'azienda. O ancora pi— banalmente, mentre risulterebbe semplice richiedere di trovare un paragrafo contenente il nome "sig. Mazzini", non si saprebbe come ottenere un rapporto storico sui contatti del "sig. Mazzini" con l'azienda, o un'estrazione dei promemoria relativi insieme al "sig. Mazzini" e "lamentele sulle forniture".
Se il bisogno eccede l'archiviazione e il ritrovamento di una singola parola, ed implica invece riordinamento, estrazione ed accesso a spezzoni plurimi d'informazione, lo sbocco tradizionale Š l'utilizzo di un database.
Con questo secondo tipo di programmi diventa relativamente semplice effettuare ricerche, a patto di organizzare con cura la struttura d'archiviazione. In pratica, il nostro dirigente dovrebbe predisporre una scheda elettronica di ogni contatto, con campi da compilarsi accuratamente, relativi ad ogni "quadretto" di informazione che in seguito potesse diventare base di una ricerca o di un estrazione.
In questo modo, si guadagnerebbe in ordine, ma perdendo enormemente in flessibilit…, poich‚ le immissioni dovrebbero seguire sempre e comunque un ordine e una dimensione prestabiliti. Niente pi— memo e notizie informali quindi, ma archivi, schede, campi, lunghezze date e regole ferree di inserimento.
In ultima analisi, il nostro dirigente oscillerebbe sconsolato fra l'immediatezza di un programma di elaborazione testi, cioŠ la libert…, e i frutti ordinati di un database, cioŠ l'efficienza. Il prodotto ideale per risolvere questa classe di problemi, peraltro comuni, Š un centuaro: un "testo-base", un'applicazione capace di essere insieme libera elaborazione testi ed efficiente database.
Esiste. Si chiama xxxx
Il prodotto
Dopo aver fatto la conoscenza del problema, passiamo ad occuparci di xxx
Con la versione italiana xxx, variamo concretamente il segmento del Personal Information Management, gia' abbondantemente sviluppato in USA, ma ancora relativamente "scoperto" in Italia.
La stampa di settore americana e' stata prodiga di riconoscimenti con xxx.
Nel 1985 DATA BASED ADVISOR ha proclamato la versione 1.0 "Prodotto dell'anno".
Nel 1986 PC Magazine ha selezionato la 2.0 come "Editor's Choice".
Nel 1987 ancora "Editor's Choice" nella versione 3.0.
Nel 1988, "Technical Excellence Award" alla versione 4.0 nel referendum di fine anno di PC Magazine.
A fronte di una simile "dote", che fa presumere un incombente boom di utilizzo dei PIM, nelle pagine seguenti cercheremo di evidenziare i punti di forza specifici di askSam, la tipologia dell'utenza potenziale e le differenze rispetto agli strumenti tradizionali con i quali si Š sin qui cercato di far fronte alle esigenze di informazione personale.
askSam - il Personal Information Manager
askSam e' un sistema di analisi dei dati orientato al testo in formato libero.
askSam e' un prodotto multiforme, capace di gestire e interpretare informazioni alfanumeriche e visuali, in un formato "naturale" e non rigidamente prefissato:
dati comunque immessi possono essere in ogni momento richiamati o collegati in un modo flessibile.
L'uso "diretto" rappresenta solo una delle varie possibilita' d'impiego di askSam. Oltre a ci e' possibile impostare in modo semplice l'esecuzione a comando delle sequenze pi frequenti, oppure l'esame ipertestuale, punta-e-trova-le-connessioni, di una base di dati.
Grazie a questo approccio, l'utente ha finalmente la possibilita' di unificare due modalita' di lavoro finora rigidamente separate, quali l'elaborazione testi e la gestione di basi di dati.
Ad esempio, e'senz'altro possibile immettere indirizzi, notizie o informazioni nel formato libero tipico dell'elaborazione testi, senza pregiudicare in seguito l'opportunita' di richiamarli, secondo criteri funzionali affini a quelli di un database.
Il vantaggio fondamentale che ne deriva e' che non e' l'utente a dover seguire rigidamente i criteri tradizionali di un database (il nome dei campi, una lungezza prefissata e in generale una struttura codificata di registrazione dell'informazione), in qualche modo adattandosi al software, ma il software a modellarsi sulle esigenze dell'utente.
Ognuno di noi dipende in qualche modo dall'informazione.
Quotidianamente anneghiamo in un flusso continuo che prende di volta in volta la forma di foglietti gialli sulla nostra scrivania, di ritagli di giornale, di memo accatastati, di riviste sottolineate, di rapporti accuratamente annotati. Il costo di una loro gestione efficace e' il tempo necessario a governarli. L'alternativa piu' diffusa e' la perdita costante di informazione.
L'informazione in ufficio, anche di quello gia' computerizzato, diventa subito simile alla ricerca del famoso ago nel pagliaio: il piu' importante messaggio ricevuto la mattina telefonicamente, steso in fretta su un foglio diventa di difficile reperimento, spesso mentre un collega o un cliente richiedono informazioni proprio su questo messaggio introvabile.
Chiunque abbia gia' vissuto questa situazione sa apprezzare il valore di un "manager d'informazioni personalizzato".
E xxx e' in pratica un assistente potente e intelligente, sempre in grado di cogliere al volo l'opportunita' informativa offerta dai dati, sulla base di richieste anche parziali o imperfette.
Il mercato
Nessun mercato Š dinamico, febbrile e imprevedibile come quello del software. Segmenti e applicazioni nuove nascono di continuo, ad un ritmo tale che ultimamente Š diventato necessario spiegare non solo come un programma lavori, ma anche quale classe di problemi soddisfi.
Attualmente la maggior parte dei PC installati viene utilizzata per la gestione amministrativa e per l'elaborazione testi. Al terzo posto troviamo invece le applicazioni di database.
Le voci pi— autorevoli prevedono un cambiamento radicale di questa situazione entro il 1992. I Personal Information Manager paiono destinati ad incunearsi fra l'elaborazione testi avanzata (word publishing e DTP) e i database convenzionali, con una diffusione paragonabile a quella delle tabelle elettroniche.
Nell'information age, nella quale la materia prima "informazione" diventa sempre pi— direttamente un fattore produttivo, il futuro dei PIM sembra essere tutt'altro che marginale.
Posizionamento
xxx unifica le possibilita' d'intervento e d'utilizzo di diversi prodotti software come:
database convenzionali
programmi di word processing
full text retrieval system
textmanagement⁄information-system
in solo un prodotto.
Poiche' il mercato associa sempre un prodotto alle sue funzionalita', abbiamo ritenuto opportuno procedere al confronto di xxx con soluzioni che ricoprono parzialmente il suo spettro di utilizzo, per evidenziare il suo ruolo di battistrada di un segmento totalmente nuovo, non ancora occupato: il personal-information-management.